個人情報保護制度

朝霞市は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）に基づき、個人情報の保護を実施しています。
法の概要は次のとおりです。

個人情報保護法は、個人情報の適正かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に役立てるものであることその他の個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的としています。

電子記録のみならず、実施機関が保有する個人情報が対象となります。
（実施機関：市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、農業委員会及び固定資産評価審査委員）
また、保有個人情報とは、職員が職務上作成し、または取得した個人情報であって、組織的に保有しているものをいいます。

個人情報を取り扱う上で、次のような規律が定められています。

1　保有制限
個人情報の保有は、法令（条例を含む。）の定める業務の遂行に必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定しなければなりません。

2　利用目的の明示
本人から直接書面により個人情報を取得するときは、本人に対して利用目的を明示しなければなりません。

3　正確性の確保
利用目的の達成に必要な範囲内で、事実と合致するように個人情報の正確性を確保しなければなりません。

4　安全管理措置
漏えい等を防止するために、必要な安全管理の措置を講じなければなりません。

5　利用及び提供の制限
利用目的以外の目的のために利用したり、法に定められた例外をのぞき、第三者に提供することは原則として禁止されています。

保有個人情報の中で、一定の要件を備えた個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿を作成し、インターネット等を活用して公表しなければなりません。

次の行為を行った市職員に対しては罰則が課せられます。

1　個人の秘密が記録された電算処理ファイルを正当な理由なく提供する行為（2年以下の懲役または100万円以下の罰金）

2　業務に関して知り得た個人情報を不正な利益を図る目的で提供または盗用する行為（2年以下の懲役または100万円以下の罰金）

3　個人の秘密が記録された文書を、職権を乱用して、専ら職務の用以外の用で収集する行為（1年以下の懲役または50万円以下の罰金）

保有個人情報の本人等には、この保有個人情報の開示（訂正・利用停止）請求する権利が認められています。開示等を求められた実施機関は、これらの請求に対して支障が無いと認められる場合には開示等を行う義務があります。

1　開示請求制度・・・保有個人情報の開示請求者への開示義務（部分開示を含む。）（本人の生命・財産、他者の権利利益を害するおそれのあるもの等を除く。）

2　訂正請求制度・・・事実と相違するものについて利用目的の達成に必要な範囲での訂正義務

3　利用停止請求制度・・・不適法な取得、利用、提供について適正な取扱いを確保し事務の適正な遂行に目立つ支障を及ぼさない限りにおいて利用停止（消去、利用・提供の停止）義務

どなたでも、実施機関が保有する自己を本人とする保有個人情報の開示（訂正・利用停止）を請求することができます。

請求手続きができるのは、
1　市が保有する個人情報の本人
2　未成年者または成年被後見人の法定代理人
3　本人の委任による代理人
となります。

請求書に住所、氏名など必要な情報を記入して、市役所別館4階の市政情報課へ提出してください。
請求書は、市政情報課にございます。
電子証明書をお持ちの方は、インターネットによる請求も可能です。

※請求には本人確認が必要なため、ファクシミリでの受け付けはできません。

開示請求をする場合には、次に掲げる本人確認書類が必要となります。

（1）開示請求書を窓口に直接提出して行う場合
運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書、住民基本台帳カード等の住所及び氏名が記載されている書類を提示または提出してください。

（2）開示請求書を送付して行う場合
上記（1）の本人確認書類の写しに併せて、住民票の写し（開示請求をする日前30日以内に作成され、個人番号が記載されていないものに限ります。また、コピーは認められません。）を提出してください。
なお、本人確認書類として、個人番号カードの写しを送付する場合には、個人番号の記載がない表面のみの写しを提出してください。

（3）法定代理人による開示請求の場合
法定代理人自身の上記（1）に掲げる書類または（2）に掲げる書類に併せて、戸籍謄本、戸籍抄本、登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類（開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。また、コピーは認められません。）を提示または提出してください。
なお、開示を受ける前に法定代理人としての資格を喪失した場合には、開示を実施することができませんので、その旨を届け出てください。

（4）任意代理人による開示請求の場合
任意代理人自身の上記（1）に掲げる書類または（2）に掲げる書類に併せて任意代理人の資格を証明する委任状（開示請求をする日前30日以内に委任者本人が作成したものに限ります。また、写しは認められません。）を提示または提出してください。
また、委任状については、その真正性を確認するため、委任者の実印を押印することとした上で印鑑登録証明書の添付、または委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の写しを提出してください。

開示・不開示等の決定は、請求を受け付けた日の翌日から14日以内に行われ、請求者に郵送で通知します。
ただし、事務処理上の困難その他正当な理由により、14日以内に開示決定等を行うことができない場合には、期限を延長する場合などがあります。

次のいずれかに該当する情報が記録されている場合等は、開示できないことがあります。

1　開示請求者の生命、健康、生活または財産を害するおそれがある情報

2　開示請求者以外の個人に関する情報または開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれのある情報

3　法人等の競争上の地位その他正当な権利利益を害するおそれのある情報

4　市や国等の内部または相互間における審議、検討または協議に関する情報で、開示することにより率直な意見の交換、意思決定の中立性が損なわれるおそれのある情報

5　市や国等が行う事務または事業に関する情報で、開示することにより事務または事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれのある情報

開示請求の手数料は無料ですが、行政文書の写しが必要なときはＡ3版まで白黒片面1枚10円必要です。

※生活保護を受けている方で営利を目的とした請求ではない場合や、市長が行う処分等により自己の権利または利益に直接影響を受けるおそれがある方がその処分に係る請求を行う場合などを対象として、費用の減免の制度があります。別に申出書が必要となりますので、開示請求書の提出の際に、お申し出ください。

〇郵送を希望する場合
　公文書の写しの郵送については、配達の履歴がわかるよう、原則として「特定記録郵便」または「簡易書留郵便」にて送付します。
　郵送を希望する場合の費用負担の方法は、以下のとおりです。
（1）写しの作成に要する費用
　　・指定された「納付書」を使って金融機関で納付する方法
　　・「現金書留」または「郵便為替」での納付する方法（手数料は請求者の負担となります。）
（2）送付に要する費用
　　「切手」により提出する方法（必要額についてはこちらからお知らせします。）

開示（訂正・利用停止）が認められず、その決定に不服がある人は、行政不服審査法に基づき審査請求をすることができます。審査請求があった場合は、「朝霞市情報公開・個人情報保護審査会」へ諮問し、その答申を尊重して審査請求に対する裁決を行うこととしています。

個人情報保護委員会は、個人情報（マイナンバー（個人番号）を含む。）の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために設置された独立性の高い機関です。

個人情報保護委員会では、個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えしたり、個人情報の取扱いに関する苦情の申出についてのあっせんを行うため、電話による相談窓口を設置しています。
個人情報保護法相談ダイヤル　03－6457－9849
受付時間　土日祝日及び年末年始を除く　
9時30分～17時30分