例規データベースシステム等賃貸借業者選定（プロポーザル）の実施

1　趣旨

　　この要領は、朝霞市における例規データベースシステム等の賃貸借に係る契約の相手方となる事業者の選定方法その他必要な事項を定めるものとする。

 

2　概要

(1)　業務の名称

朝霞市例規データベースシステム等賃貸借業務

(2)　履行場所

朝霞市役所（出先機関を含む。）

(3)　業務の内容

朝霞市例規データベースシステム等賃貸借仕様書のとおり

朝霞市例規データベースシステム等賃貸借仕様書 [PDFファイル／449KB]

(4)　契約予定期間

令和8年1月1日から令和12年12月31日まで

(5)　提案経費上限額

24，117，600円（消費税及び地方消費税を含まない。）

（内訳：仕様書分19,725,600円　独自提案分4,392,000円）

※独自提案に係る費用は本提案外の参考価格としての提示とするが、本提案及び独自提案の費用合計は経費上限額以内とすること。

※見積書を提出する際は、仕様書分と独自提案分の金額を分けて提示すること。

※上記の金額は令和8年1月から令和12年12月までの5か年分の合計額である。

 

3　業者の選定方法

公募型プロポーザル

 

4　参加資格

プロポーザルに参加できる者は、次に掲げる要件のすべてを満たす者とします。

(1)　地方自治法施行令（昭和22年政令第16号）第167条の4第1項の規定に該当しない者であること。

(2)　契約締結までの間のいずれの日においても、朝霞市の契約に係る入札参加停止等の措置要綱（平成30年要綱）の規定に基づく入札参加停止期間中でないこと。

(3)　提案しようとしているシステムについて、他の自治体において導入し、現に稼働している実績を有していること。

(4)　会社更生法（平成14年法律第154号）に基づく更生手続の開始の申立てまたは民事再生法（平成11年法律第225号）に基づく民事再生手続開始の申立てがなされている者（手続開始の決定を受けた者を除く。）でないこと。

(5)　令和8年1月から稼働が可能であること。＊詳細な提案スケジュールについては、提案書において提案すること。

(6)　前各号に掲げるもののほか、市が要求する機能、要件等を満たすシステムを提供できる者であること。

 

5　選定スケジュール

選定スケジュール

項　目	期　日
公告（ホームページにて仕様書等の公表）	令和7年7月29日（火曜日）
参加表明書及び質問照会の提出期限	令和7年8月1日（金曜日）午後5時まで
質問照会回答予定	令和7年8月6日（水曜日）まで
提案書等の提出期限	令和7年8月18日（月曜日）午後5時まで
プレゼンテーション	令和7年8月22日（金曜日）
審査結果通知	令和7年8月29日（金曜日）予定

 

6　公告

(1)  公告開始日

令和7年7月29日（火曜日）

(2)  公告方法

朝霞市ホームページへの掲載

 

7　参加表明書の提出

  提出書類

本プロポーザルに参加する者は、参加申込書（様式第2号） [PDFファイル／111KB]・（様式第2号） [Wordファイル／10KB]を提出すること。

  提出期限

令和7年8月1日（金曜日）午後5時まで

 提出方法及び提出先

　　 提出方法

電子メール、郵送または人権庶務課窓口へ持参

※郵送する場合は、提出先である朝霞市総務部人権庶務課に提出書類が配達された日及び時刻が証明できる方法で行うこと。

  　 提出先

朝霞市総務部人権庶務課文書法規係

〒351-8501　埼玉県朝霞市本町1-1-1

 

8　質問照会及び回答

質問は、この実施要領及び仕様書により提出する書類に関する事項に限るものとし、審査及び評価に係る質問は受け付けないものとする。

質問は、質問書（様式第1号） [PDFファイル／294KB]・（様式第1号） [Wordファイル／11KB]を電子メールにて令和7年8月1日（金曜日）午後5時までに提出すること。

照会に対する回答は、令和7年8月6日（水曜日）までに電子メールで回答する。

 

9　企画提案書及び見積書の提出

(1) 提案するシステムに関する企画提案書（様式第3号） [PDFファイル／103KB]・（様式第3号） [Wordファイル／12KB]をメール、郵送または持参により令和7年8月18日（月曜日）午後5時までに提出すること。ただし、郵送または持参の場合は、正本1部、副本5部を提出すること。（期限必着）

　参加表明書を提出した後、辞退する場合は、辞退届（様式第4号） [PDFファイル／108KB]・（様式第4号） [Wordファイル／10KB]または任意の様式による辞退届を提出すること。

　提出書類の規格は、日本産業規格Ａ列4番（Ａ4サイズ）を原則とする。

 

（2）提出書類

　(1)　提案書の内容については、次に掲げる評価項目ごと、仕様書に掲げた機能等について、具体的に記載することとし、業務の効率化等法制執務において有益な機能があれば併せて記載することとする。また、各項目には見出しを付けること。

評価項目・配点表

評価項目	配点
0　導入実績	10
1　例規管理システム	50
2　例規立案・審査システム	60
3　法令検索システム	10
4　通知・通達検索システム	10
5　判例検索システム	10
6　法令改廃情報提供システム	10
7　サポートシステム	60
8　その他の仕様	30
独自提案	30
コスト	20
合計	300

 

　(2)　見積書については、24，117，600円（契約期間5年分）（消費税及び地方消費税を含まない。）を上限とする。また、見積書の内訳として、仕様書分と独自提案分の金額が分かるよう分けて提出するものとする。なお、上限額は、契約時の予定価格を示すものではない。
※詳細は「2　概要(5)」を参照すること。

 

10　プレゼンテーションの実施

提出された企画提案書等の内容について説明を受けるため、1社につき90分程度（提案説明70分以内、質疑応答20分程度）の提案システムのプレゼンテーションを行うこととする（準備・片付け時間各5分を除く）。

日時は、令和7年8月22日（金曜日）を予定しており、具体的な実施時間及び場所については、改めて連絡するものとする。この場合において、プロジェクター及びスクリーン等は当市で用意するが、当日のプレゼンテーションに必要な機材または書類については、提案者において準備すること。

詳しくはプレゼンテーション実施要領のとおりとする。

プレゼンテーション実施要領 [PDFファイル／153KB]

 

11　選定手続等

1.  委託候補業者の選定

プレゼンテーションの実施後、企画提案書等の内容について、本市が設置する審査会（審査員5名を予定）が審査を行い、委託業者を選定する。

1.  選定結果の通知

選定結果については、プレゼンテーションの実施後7日以内に、すべての提案者に文書で通知する。

 

12　その他

(1)　企画提案書の作成やプロポーザルの参加に要する経費については、提案者の負担とする。

(2)　提出のあった企画提案書は、選定作業に必要な範囲において、複製を行うことがある。

(3)　提案のあった企画提案書その他の関係書類は、返却しないものとする。なお、提出された企画提案書その他の関係書類は、この審査以外の目的で提案者に無断で使用しないものとする。

(4)　この業者選定については、本業務に係る予算について本市議会の議決を得られることを条件に実施するため、予算の内容が変更された場合や予算が議決されなかった場合には、契約内容の変更、契約の延期または契約の取り止めを行う場合があるため、注意すること。

(5)　提出された書類等に虚偽または不正な事実があった場合は、無効とし、本選定の参加資格を失うものとする。

 

13　各種様式

朝霞市例規データベースシステム等賃貸借仕様書 [PDFファイル／449KB]

質問書（様式第1号） [PDFファイル／294KB]・（様式第1号） [Wordファイル／11KB]

参加申込書（様式第2号） [PDFファイル／111KB]・（様式第2号） [Wordファイル／10KB]

企画提案書鑑（様式第3号） [PDFファイル／103KB]・（様式第3号） [Wordファイル／12KB]

辞退届（様式第4号） [PDFファイル／108KB]・（様式第4号） [Wordファイル／10KB]

 

14　問合せ先及び提出先

　　朝霞市総務部人権庶務課文書法規係

　　電話048－463－1742(直通)

　　電子メールアドレス　zinken_syomu@city.asaka.lg.jp