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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知のご案内

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年2月3日更新

 住民票の写し等の不正請求や不正取得による個人の権利侵害の防止を図るため、住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付したとき、事前に登録をした方に対し、その交付の事実を通知します。

事務の流れ

本人通知事務の流れ

(1)登録申し込み

  朝霞市に住民票、戸籍があり、本通知を希望する方が、市役所(支所・出張所でも可)に事前登録の手続をします。

(2)交付請求 (3)審査の上交付

  本人以外の代理人や第三者が、登録している人の住民票の写しや戸籍謄本等を請求してきたら、審査の上交付します。

(4)本人通知

  市から、住民票の写しや戸籍謄本等を第三者に交付したことを、登録した本人に通知します。

通知の対象となる住民票の写し等の種類

  1. 住民票の写し(除住民票を含む)
  2. 住民票記載事項証明(除住民票の記載事項を含む)
  3. 戸籍の附票の写し(除籍の附票を含む)
  4. 戸籍の謄本または抄本(除籍、改製原戸籍を含む)
  5. 戸籍記載事項証明(除籍、改製原戸籍を含む)

 (注1)コンビニエンスストア等で交付された住民票の写しは通知の対象としません。
 (注2)住民票の写し(除住民票を含む)で、本籍事項を省略して交付したときは通知の対象としません。
 (注3)除住民票及び除籍の附票の保存期間は5年です。

通知の対象となる第三者の請求

  1. 委任状による代理人請求
  2. 特定事務受任者(弁護士等)の職務上請求に基づく請求
    (ただし、弁護士等の特定事務受任者の請求で裁判または紛争手続に関するものを除きます。)
  3. 上記以外の第三者からの請求

 (注1)官公署による公用請求は対象としません。

登録手続き

登録できる方

 朝霞市の住民基本台帳または戸籍に記録されている方
 (除住民票、除籍及び改製原戸籍に記録されている方を含む。)

 登録期間=登録者名簿に登載した日から登録を廃止するまで

登録に必要なもの

 朝霞市本人通知登録申込書(様式第1号) [PDFファイル/213KB]の他、次の資料が必要です。

  1. 本人が申し込む場合…本人確認資料の提示
  2. 代理人が申し込む場合…
    (1)法定代理人…法定代理人であることが確認できる書類及び本人確認資料
    (2)任意代理人…委任状及び代理人の本人確認資料
  3. 本人が郵送で登録を申し込む場合…直接窓口での申し込みのほか、郵送による申し込みができます。
    なお、朝霞市外の居住者は住民票の写しを添付してください。

登録内容の変更・廃止の届出

 登録をした内容に変更が生じたとき、または登録を廃止するときは、朝霞市本人通知登録(変更・廃止)届(様式第3号) [PDFファイル/168KB]により届出が必要です。

登録の受付窓口

本人への交付事実の通知

 第三者からの申出により登録者に係る住民票の写し等を交付したときは、朝霞市住民票の写し等交付通知書(様式第4号) [PDFファイル/47KB]により次の内容を通知します。

  1. 住民票の写し等の交付年月日
  2. 交付した住民票の写し等の種別、件数及び通数
  3. 交付請求者の代理人または第三者の別

登録の廃止

 次のいずれかに該当したときは、この登録を廃止します。

  1. 廃止の届出があったとき。
  2. 登録者が死亡し、または失踪の宣告を受けたことを知ったとき。
  3. 登録者の住民票が職権消除されたことを知ったとき、または本人通知を再三にわたり送付するも宛所不明で返送されたとき、あらためて住民登録状況の調査をしても所在が判明しないとき。
  4. 虚偽による登録その他市長がやむを得ず登録を廃止する必要があると認めたとき。

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